Generador de facturas gratis
Edita la factura de ejemplo de abajo: la vista previa de la derecha es exactamente como se verá el PDF. Cada total se calcula por ti, hasta el último centavo.
La vista previa usa la misma plantilla y las mismas fuentes que el PDF.
Cómo hacer una factura
La mayoría termina en dos o tres minutos.
- PASO 01
Agrega tu negocio
Empieza con tu nombre o el de tu empresa, la dirección, el correo y el número fiscal. ¿Tienes logo? Súbelo. Si creas una cuenta gratis, escribes todo esto una sola vez y la próxima vez se completa solo.
- PASO 02
Agrega a tu cliente
Después, ¿a quién le facturas? Normalmente basta con su nombre y su dirección, más el número fiscal si es una empresa registrada. Con sesión iniciada puedes guardarlo, así la factura del mes siguiente para el mismo cliente te lleva un clic.
- PASO 03
Anota lo que estás cobrando
Escribe una línea por cada cosa que hiciste o vendiste, con la cantidad y el precio. Presiona Enter para empezar una línea nueva. ¿Ya tienes los conceptos en Excel? Copia las filas y pégalas.
- PASO 04
Configura impuestos, descuentos y envío
Elige tu región fiscal, o déjala en Ninguna si no cobras impuestos. Agrega un descuento o un cargo de envío si lo necesitas. Verás cómo cambian los totales mientras escribes.
- PASO 05
Descárgala o emítela
¿Sin cuenta? Escribe tu propio número de factura y descarga el PDF. Con una cuenta, en cambio, presionas Crear factura, y la factura recibe el siguiente número de tu serie antes de que se genere el PDF.
Qué incluye este generador de facturas online
Con tu logo
Es un generador de facturas con logo: PNG, JPG o WebP de hasta 2 MB. Lo ajustamos al tamaño del diseño y le quitamos los metadatos de la foto antes de guardarlo.
17 diseños
Elige un diseño y, si quieres, una fuente y un color de acento. Lo que ves en la vista previa es exactamente lo que queda en el PDF.
Retención
Si tus clientes te retienen impuestos, la factura lo muestra, así el monto que de verdad te envían no sorprende a ninguno de los dos.
Adjuntos dentro del PDF
Hojas de horas, recibos o fotos del trabajo terminado van en el mismo archivo, después de una página de índice. Requiere una cuenta gratis.
Pega desde una hoja de cálculo
Sin volver a escribir nada. Copia filas de Excel o Google Sheets y llegan a la lista de conceptos, una fila por línea.
Clientes guardados
Regístrate gratis y se guardan los datos de tu negocio y tus clientes habituales. Facturarle a la misma gente cada mes se vuelve mucho más rápido.
Cómo hacer una factura: guía completa
Qué debe llevar una factura
Una factura es simplemente una solicitud de pago. En Pakistán y la India casi todos la llaman bill, y esta herramienta sirve igual para hacer una cuenta de cobro. Sea como sea, necesita seis datos para cumplir su función, y el formulario de arriba te los pide en este orden.
- Tu negocio. Tu razón social, dirección y correo, y tu número fiscal si estás registrado.
- Tu cliente. A quién va dirigida la factura, con su dirección, y su número fiscal si tu país lo pide.
- Un número único y las fechas. Cuándo la emitiste y la fecha en que esperas que te paguen.
- Conceptos. Lo que hiciste o vendiste, cuántos, el precio de cada uno y el monto.
- Totales. El subtotal, los descuentos, los impuestos y lo que hay que pagar al final.
- Datos de pago. Tu banco, número de cuenta o IBAN, o lo que el cliente necesite para enviarte el dinero.
Si olvidas los datos de pago, casi seguro te pagarán tarde. Alguien de contabilidad tiene que escribirte para preguntar, y ese correo se queda una semana en la fila.
Cómo se calculan los totales
El orden de las cuentas es donde muchas facturas se equivocan, y un total mal calculado es la forma más rápida de que te la reclamen.
Un descuento sobre toda la factura se resta antes de sumar cualquier impuesto. Digamos que facturas 1000 y das un 10 % de descuento: quedan 900, y el impuesto se cobra sobre 900. No sobre los 1000 del principio.
Después viene el envío. Puede tener su propia tasa de impuesto, porque en muchos países el envío se grava distinto que los productos. Si quieres que el descuento también cubra el envío, hay una casilla para eso.
La retención, explicada fácil
Si alguna vez te pagaron menos de lo que decía tu factura y no entendiste por qué, casi siempre es por esto.
Con la retención, tu cliente se queda con una parte de tus honorarios y la paga a la autoridad fiscal a tu nombre. Ese dinero nunca llega a tu cuenta, pero no se pierde: se descuenta del impuesto que debes cuando haces tu declaración a fin de año.
Los freelancers y contratistas de Pakistán, la India y Filipinas lo viven todo el tiempo, igual que la gente de muchos otros países. Escribe la tasa en el campo Retención, y la factura muestra tanto la deducción como el monto que tu cliente de verdad te va a transferir.
La tasa se aplica al monto después de los descuentos, con el envío incluido, pero antes de impuestos. No cambia el impuesto para nada. En el ejemplo de arriba, el 10 % de 950 es 95, así que tu cliente retiene 95 y te envía 1008.
Ponerla en la factura te ahorra después un ida y vuelta incómodo sobre por qué el pago llegó incompleto.
Por qué una factura emitida no se puede editar
En una cuenta gratis, toda factura empieza como borrador. Puedes cambiar lo que quieras, las veces que quieras, y todavía no tiene número.
Cuando la emites, recibe su número y su PDF, y desde ese momento queda bloqueada. Lo hicimos así a propósito.
La razón es simple: una factura que ya enviaste es un registro financiero. En la mayoría de los países, las normas fiscales no permiten reutilizar un número ni cambiar a escondidas una factura emitida. Si algo está mal, emites una nota de crédito que anula una parte o toda la factura, y los dos documentos quedan registrados.
Sin cuenta no hay nada que bloquear. Tu borrador vive en tu navegador, puedes seguir editándolo, y cada versión modificada simplemente se convierte en un PDF nuevo.
Cómo adjuntar hojas de horas, recibos y fotos
Algunos clientes no pagan hasta ver una prueba. Con una cuenta gratis puedes agregar hasta 10 PDF o imágenes, de 10 MB cada uno, y los que marques van en el mismo PDF después de una página de índice.
Es útil para horas registradas, gastos que trasladas al cliente, notas de entrega o fotos de antes y después. Además, a un cliente le resulta mucho más fácil reenviar un solo archivo a su equipo de contabilidad que un correo con cinco adjuntos.
Cómo numerar tus facturas
Cada factura necesita su propio número, y los números deben ser consecutivos. En una cuenta, el número se asigna en el momento de emitir, así que un borrador que abandonas nunca deja un hueco. Sin cuenta, escribes tú mismo el número en los datos de la factura.
Un auditor detecta enseguida los números que faltan o se repiten. Los números en orden también te ayudan a ti cuando, seis meses después, un cliente pregunta por "esa factura de marzo".
Cómo cobrar más rápido
- Pon una fecha de vencimiento real. "Vence el 3 de noviembre" se paga antes que "pagadera al recibirla".
- Describe cada línea como la va a reconocer el equipo de finanzas de tu cliente, no con tus propias abreviaturas.
- Pon los datos de pago completos en la factura misma, no solo en el correo.
- Envíala el día que terminas el trabajo. Esperar a fin de mes solo retrasa tu dinero.
- Menciona cualquier recargo por pago tardío en el campo de condiciones antes de necesitar cobrarlo.
- Si el monto es grande, adjunta la hoja de horas o los recibos para que nadie tenga que pedirlos.
Diseños, tamaño de papel, moneda e idioma
Puedes elegir entre 17 diseños. Cada uno trae su propia combinación de fuentes, hay 5 fuentes más a las que puedes cambiar, y puedes elegir un color de acento de la fila o crear el tuyo. La vista previa usa la misma plantilla y las mismas fuentes que el PDF, así que nada se mueve al descargarlo.
El tamaño de papel es A4 o carta (US Letter). Casi todo el mundo usa A4. Los clientes de Estados Unidos y Canadá imprimen en carta, así que elige ese tamaño para ellos y los márgenes no se cortarán.
La moneda y el idioma de la factura se configuran en los datos de la factura. Si agregas un segundo idioma, cada encabezado se imprime en los dos, algo común en el Golfo, donde el árabe y el inglés van lado a lado.
¿Este generador de facturas es gratis?
Sí. Puedes armar una factura y ver la vista previa todo el tiempo que quieras sin pagar nada.
Generar el PDF usa 1 crédito, y tienes 20 créditos al día sin cuenta, 50 con una cuenta gratis. Volver a descargar el mismo PDF no cuesta nada, así que solo se usa un crédito cuando creas una factura nueva o cambias una.
- 20 créditos al día sin cuenta, 50 con una cuenta gratis, que se renuevan cada día
- 1 crédito por PDF, volver a descargarlo es gratis
- Los 17 diseños, todos los colores y todas las fuentes
- Retención, regiones fiscales y envío incluidos
- Sin marca de agua en el PDF
Una cuenta gratis guarda tus facturas, tus clientes y los datos de tu negocio en un solo lugar, y suma adjuntos y notas de crédito. Los planes de pago te dan más créditos, espacio para más de 25 clientes guardados, más negocios, una lista guardada de servicios y facturas recurrentes. Los diseños, las opciones de impuestos y el PDF que envías son los mismos en cualquier plan.
¿Mis datos de facturación son privados?
Si no iniciaste sesión, tu factura se guarda en tu propio navegador. El PDF que generamos para ti se borra de nuestros servidores una hora después, automáticamente, y todo viaja por HTTPS.
Cuando subes un logo, se le quitan los metadatos de la foto, así que los datos de la cámara o una ubicación guardada en el archivo original no van a ninguna parte.
Con sesión iniciada, tus facturas y clientes guardados se quedan en tu cuenta para que puedas volver a ellos. Nadie aquí los lee, y nunca se usan para entrenar nada.
Una aclaración honesta: Convertavo hace facturas, no es tu contador. Las normas fiscales cambian de un país a otro y con el tiempo, así que si tienes dudas, consulta a un contador calificado de donde vives.
Problemas comunes y cómo resolverlos
La mayoría se resuelve cambiando un solo ajuste.
| Problema | Por qué pasa | Solución |
|---|---|---|
| El PDF no se descarga | Hay un campo obligatorio vacío | Completa los campos marcados en rojo. Cada línea necesita una descripción |
| Tu cliente pagó menos que el total | Te aplicó una retención | Configura la tasa de Retención para que la factura la muestre |
| El impuesto parece demasiado alto | El impuesto se calculó sobre el monto completo | Usa Descuento en toda la factura, que se resta antes del impuesto |
| Viste un error después de emitirla | Las facturas emitidas se bloquean a propósito | Emite una nota de crédito y luego una factura corregida |
| El logo se ve muy pequeño | Tiene mucho espacio vacío alrededor | Recórtalo primero con Recortar imagen |
| El logo no se sube | Pesa más de 2 MB, o no es PNG, JPG ni WebP | Redúcelo con Comprimir imagen, o guárdalo como PNG |
| El PDF se imprime con los márgenes cortados | El tamaño de papel no coincide con el de la impresora | Cambia entre A4 y carta (US Letter) |
| Escribir veinte conceptos es lento | Los estás agregando de uno en uno | Pega las filas desde una hoja de cálculo, o usa Importar líneas |
| El total no cuadra por un centavo | El impuesto se está redondeando en cada línea | Abre Más opciones y configura Redondear el impuesto y la Regla de redondeo que usa tu contador |
| El envío se está gravando mal | El envío tiene su propia tasa | Configura por separado el Impuesto sobre el envío y la Tasa del impuesto sobre el envío |
| Tu cliente pide pruebas de las horas | No hay nada adjunto | Inicia sesión y agrega la hoja de horas en Adjuntos antes de emitirla |
Desliza la tabla hacia los lados para ver todas las columnas.
Generador de facturas: preguntas frecuentes
Las preguntas que más nos hacen, respondidas con claridad.
¿Cómo hago una factura online gratis?
Escribe quién eres, a quién le facturas y cuál fue el trabajo, y los totales se completan solos mientras avanzas. Cuando todo se vea bien, descarga el PDF y envíalo como siempre lo haces, por correo, por WhatsApp o en papel. No tienes que poner ninguna tarjeta ni registrarte antes.
¿Puedo poner mi propio logo en la factura?
Sí, y casi todos lo hacen, porque hasta un negocio de una sola persona se ve más establecido. Sirve cualquier PNG, JPG o WebP de menos de 2 MB. Lo reducimos para que encaje en el diseño que elegiste, y de paso le quitamos los datos ocultos que los celulares y las cámaras guardan en las imágenes.
¿Necesito una cuenta?
Para hacer una factura, no. Mucha gente la usa una vez, descarga el PDF y no vuelve, y está bien. Pero si facturas a clientes cada mes, una cuenta gratis empieza a valer la pena: se guardan tus datos y tus clientes, las facturas se numeran solas y puedes adjuntarles archivos.
¿Puedo editar una factura después de enviarla?
Depende de cómo la hiciste. Sin cuenta, tu borrador se queda en tu navegador y puedes cambiarlo cuando quieras. En una cuenta, cuando presionas Crear factura, la factura queda bloqueada, igual que la trataría un contador, y un error se corrige con una nota de crédito seguida de una factura nueva.
¿Cómo funciona la retención?
Piénsalo como si tu cliente pagara por ti una parte de tu impuesto sobre la renta, directo de tus honorarios. Esa parte la envía a la autoridad fiscal a tu nombre y el resto te lo envía a ti, y se te descuenta cuando haces tu declaración anual. Pon la tasa en la factura y la deducción aparece clara, calculada sobre el monto después de los descuentos, con el envío incluido pero antes de impuestos, así que lo que tu cliente te transfiere coincide con lo que esperabas.
¿El impuesto se calcula antes o después del descuento?
El descuento siempre va primero. Si le quitas un 10 % a un trabajo de 1000, el impuesto se calcula sobre los 900 que tu cliente de verdad paga, no sobre los 1000 del principio, y así es como lo pide casi cualquier autoridad fiscal.
¿Puedo adjuntar una hoja de horas o recibos?
Si iniciaste sesión en una cuenta gratis, sí, y es de lo más útil para quien cobra por hora. Puedes agregar hasta 10 PDF o imágenes, de hasta 10 MB cada uno, y los que marques se unen al PDF de la factura detrás de una breve página de índice.
¿Puedo agregar muchos conceptos rápido?
Escribirlos uno por uno cansa rápido, así que hay formas más rápidas. Al presionar Enter al final de una línea se abre la siguiente, y si tus conceptos ya están en Excel o Google Sheets, puedes copiar las filas y pegarlas todas. Importar líneas también lee un archivo CSV o Excel por ti.
¿Qué moneda, idioma y tamaño de papel puedo usar?
La moneda y el idioma de la factura se eligen en la sección de datos de la factura, y si tu cliente lee otro idioma, puedes agregar un segundo para que cada encabezado aparezca en los dos. El papel puede ser A4 o carta (US Letter), el que use tu cliente para imprimir.
¿El PDF lleva marca de agua?
No. Un generador de facturas gratis que estampa su propio nombre en tu factura no le sirve de mucho a un negocio, así que no lo hacemos en ningún plan. Lo que descargas gratis es el mismo PDF limpio que recibe un cliente de pago, solo con tu marca.
¿Esto presenta mis impuestos por mí?
Ojalá pudiéramos prometerlo, pero no. La herramienta arma la factura y hace bien las cuentas, y ahí termina. Lo que debes, y cuándo, depende de dónde vives y cambia de un año a otro, así que esa conversación es con un contador.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Es una pregunta que nos hacen mucho, y lo más fácil para recordarlo es el momento. La factura se envía mientras todavía te deben el dinero y lo pide, mientras que el recibo solo se entrega después de que te pagaron, como prueba de que el pago llegó.