Kostenloser Rechnungsgenerator
Bearbeiten Sie die Beispielrechnung unten — die Vorschau daneben zeigt genau, wie das PDF aussehen wird. Jede Summe wird für Sie berechnet, auf den Cent genau.
Die Vorschau nutzt dieselbe Vorlage und dieselben Schriften wie das PDF.
So erstellen Sie eine Rechnung
Die meisten sind in zwei bis drei Minuten fertig.
- SCHRITT 01
Fügen Sie Ihr Unternehmen hinzu
Beginnen Sie mit Ihrem Namen oder Firmennamen, Adresse, E-Mail und Steuernummer. Sie haben ein Logo? Legen Sie es hinein. Wenn Sie ein kostenloses Konto erstellen, tippen Sie das alles nur einmal und es wird beim nächsten Mal für Sie ausgefüllt.
- SCHRITT 02
Fügen Sie Ihren Kunden hinzu
Als Nächstes: Wem stellen Sie die Rechnung? Name und Adresse genügen meist, plus eine Steuernummer, wenn es ein registriertes Unternehmen ist. Angemeldet können Sie ihn speichern, sodass die Rechnung für denselben Kunden im nächsten Monat nur einen Klick braucht.
- SCHRITT 03
Listen Sie auf, was Sie berechnen
Schreiben Sie für alles, was Sie geleistet oder verkauft haben, eine Zeile, dann Menge und Preis. Drücken Sie die Eingabetaste für eine neue Zeile. Sie haben die Positionen schon in Excel? Kopieren Sie die Zeilen und fügen Sie sie ein.
- SCHRITT 04
Steuer, Rabatte und Versand festlegen
Wählen Sie Ihre Steuerregion oder lassen Sie sie auf „keine“, wenn Sie keine Steuer berechnen. Fügen Sie bei Bedarf einen Rabatt oder Lieferkosten hinzu. Sie sehen die Summen sich beim Tippen ändern.
- SCHRITT 05
Herunterladen oder ausstellen
Kein Konto? Tippen Sie Ihre eigene Rechnungsnummer ein und laden Sie das PDF herunter. Mit einem Konto klicken Sie stattdessen auf „Rechnung erstellen“, und die Rechnung erhält die nächste Nummer Ihrer Reihe, bevor das PDF erstellt wird.
Was Sie mit diesem Online-Rechnungsgenerator bekommen
Ihr Logo darauf
Das ist ein Rechnungsgenerator mit Logo-Unterstützung: PNG, JPG oder WebP bis 2 MB. Wir passen die Größe an und entfernen die Foto-Metadaten, bevor es gespeichert wird.
17 Designs
Wählen Sie ein Layout, auf Wunsch dann eine Schrift und eine Akzentfarbe. Was Sie in der Vorschau sehen, landet genau so im PDF.
Quellensteuer
Wenn Ihre Kunden Steuern an der Quelle einbehalten, zeigt die Rechnung das, sodass der Betrag, den sie tatsächlich überweisen, für keinen von Ihnen eine Überraschung ist.
Anhänge im PDF
Stundenzettel, Belege oder Fotos der fertigen Arbeit kommen nach einer Inhaltsseite in dieselbe Datei. Erfordert ein kostenloses Konto.
Aus einer Tabelle einfügen
Kein erneutes Tippen. Kopieren Sie Zeilen aus Excel oder Google Sheets, und sie landen in der Positionsliste, eine Zeile pro Position.
Gespeicherte Kunden
Melden Sie sich kostenlos an, und Ihre Firmendaten und Stammkunden werden gemerkt. Dieselben Leute jeden Monat abzurechnen wird viel schneller.
Rechnungsstellung: ein vollständiger Ratgeber
Was auf eine Rechnung gehört
Eine Rechnung ist schlicht die Aufforderung, bezahlt zu werden. In Pakistan und Indien nennen die meisten sie einfach Bill, und dieses Tool funktioniert genauso als Rechnungsgenerator. So oder so braucht sie sechs Angaben, um ihre Aufgabe zu erfüllen, und das Formular oben führt Sie in dieser Reihenfolge durch sie.
- Ihr Unternehmen. Ihr rechtlicher Name, Ihre Adresse und E-Mail sowie Ihre Steuernummer, wenn Sie registriert sind.
- Ihr Kunde. Für wen die Rechnung ist, mit Adresse und Steuernummer, wo Ihr Land sie verlangt.
- Eine eindeutige Nummer und Daten. Wann Sie sie ausgestellt haben und das Datum, bis zu dem Sie die Zahlung erwarten.
- Positionen. Was Sie geleistet oder verkauft haben, wie viele, der Preis je Stück und der Betrag.
- Summen. Die Zwischensumme, ein eventueller Rabatt, die Steuer und was am Ende fällig ist.
- Zahlungsangaben. Ihre Bank, Kontonummer oder IBAN oder was der Kunde sonst braucht, um das Geld zu senden.
Vergessen Sie die Zahlungsangaben, werden Sie fast sicher zu spät bezahlt. Jemand in der Buchhaltung muss Ihnen mailen, um nachzufragen, und diese E-Mail liegt eine Woche in einer Warteschlange.
Wie die Summen berechnet werden
Bei der Reihenfolge der Rechenschritte geht bei Rechnungen oft etwas schief, und eine falsche Summe ist der schnellste Weg, dass sie beanstandet wird.
Ein Rabatt auf die ganze Rechnung wird abgezogen, bevor Steuer hinzukommt. Sagen wir, Sie berechnen 1.000 und geben 10 % Rabatt: Das ergibt 900, und die Steuer wird auf 900 berechnet. Nicht auf die 1.000, mit denen Sie begonnen haben.
Der Versand kommt danach. Er kann einen eigenen Steuersatz haben, da viele Länder die Lieferung anders besteuern als die Ware selbst. Soll der Rabatt auch den Versand abdecken, gibt es dafür ein Kontrollkästchen.
Quellensteuer, einfach erklärt
Wenn Sie schon einmal weniger bekommen haben, als Ihre Rechnung sagte, und nicht wussten, warum, ist das meist der Grund.
Bei der Quellensteuer behält Ihr Kunde einen Teil Ihres Honorars ein und zahlt ihn in Ihrem Namen an das Finanzamt. Dieses Geld erreicht Ihr Konto nie, aber es ist nicht weg. Es wird auf die Steuer angerechnet, die Sie am Jahresende erklären.
Freiberufler und Auftragnehmer in Pakistan, Indien und auf den Philippinen haben ständig damit zu tun, ebenso Menschen in vielen anderen Ländern. Geben Sie den Satz im Feld Quellensteuer ein, und die Rechnung zeigt sowohl den Abzug als auch den Betrag, den Ihr Kunde tatsächlich überweist.
Der Satz wird auf den Betrag nach Rabatten angewendet, einschließlich Versand, aber vor der Steuer. Er ändert die Steuer überhaupt nicht. Im Beispiel oben sind 10 % von 950 gleich 95, Ihr Kunde behält also 95 ein und sendet Ihnen 1.008.
Es auf die Rechnung zu schreiben erspart später ein unangenehmes Hin und Her darüber, warum die Zahlung zu niedrig ankam.
Warum eine ausgestellte Rechnung nicht bearbeitet werden kann
In einem kostenlosen Konto beginnt jede Rechnung als Entwurf. Sie können ändern, was Sie wollen, so oft Sie wollen, und er hat noch keine Nummer.
Sobald Sie sie ausstellen, erhält sie ihre Nummer und ihr PDF und ist von da an gesperrt. Wir haben es absichtlich so gebaut.
Der Grund ist einfach: Eine versendete Rechnung ist ein Finanzdokument. In den meisten Ländern erlauben die Steuerregeln nicht, eine Nummer wiederzuverwenden oder eine ausgestellte Rechnung stillschweigend zu ändern. Ist etwas falsch, erstellen Sie eine Gutschrift, die einen Teil oder alles storniert, und beide Dokumente bleiben abgelegt.
Ohne Konto gibt es nichts zu sperren. Ihr Entwurf liegt in Ihrem Browser, Sie können ihn weiter bearbeiten, und jede geänderte Version wird einfach ein neues PDF.
Stundenzettel, Belege und Fotos anhängen
Manche Kunden zahlen erst, wenn sie einen Nachweis gesehen haben. Mit einem kostenlosen Konto können Sie bis zu 10 PDFs oder Bilder mit je 10 MB hinzufügen, und die, die Sie anhaken, kommen nach einer Inhaltsseite ins selbe PDF.
Das ist praktisch für geleistete Stunden, weitergereichte Auslagen, Lieferscheine oder Vorher-nachher-Fotos. Eine einzelne Datei lässt sich für einen Kunden auch viel leichter an seine Buchhaltung weiterleiten als eine E-Mail mit fünf Anhängen.
Ihre Rechnungen nummerieren
Jede Rechnung braucht eine eigene Nummer, und die Nummern sollten aufeinander folgen. In einem Konto wird die Nummer im Moment der Ausstellung vergeben, ein verworfener Entwurf hinterlässt also nie eine Lücke. Ohne Konto tippen Sie die Nummer selbst in die Rechnungsangaben.
Ein Prüfer entdeckt fehlende oder doppelte Nummern sofort. Nummern in Reihenfolge helfen auch Ihnen, sechs Monate später, wenn ein Kunde nach „dieser Rechnung vom März“ fragt.
Schneller bezahlt werden
- Geben Sie ein echtes Fälligkeitsdatum an. „Fällig am 3. November“ wird schneller bezahlt als „fällig bei Erhalt“.
- Beschreiben Sie jede Zeile so, wie die Buchhaltung Ihres Kunden sie erkennt, nicht in Ihrem eigenen Kürzel.
- Schreiben Sie die vollständigen Zahlungsangaben auf die Rechnung selbst, nicht nur in die E-Mail.
- Senden Sie sie an dem Tag, an dem die Arbeit fertig ist. Bis zum Monatsende zu warten verzögert nur Ihr Geld.
- Erwähnen Sie eine Mahngebühr im Feld für die Bedingungen, bevor Sie je eine berechnen müssen.
- Hängen Sie bei einem großen Betrag den Stundenzettel oder die Belege an, damit niemand nachfragen muss.
Designs, Papierformat, Währung und Sprache
Sie können aus 17 Designs wählen. Jedes bringt sein eigenes Schriftpaar mit, es gibt 5 weitere Schriften, zu denen Sie wechseln können, und Sie können aus der Reihe eine Akzentfarbe wählen oder eine eigene mischen. Die Vorschau nutzt dieselbe Vorlage und dieselben Schriften wie das PDF, nichts verschiebt sich also beim Herunterladen.
Das Papierformat ist A4 oder US Letter. Der größte Teil der Welt nutzt A4. Kunden in den USA und Kanada drucken auf Letter, wählen Sie das also für sie, damit die Ränder nicht abgeschnitten werden.
Währung und Rechnungssprache werden beide in den Rechnungsangaben festgelegt. Fügen Sie eine zweite Sprache hinzu, und jede Überschrift wird in beiden gedruckt, was am Golf üblich ist, wo Arabisch und Englisch nebeneinanderstehen.
Ist dieser Rechnungsgenerator kostenlos?
Ja. Sie können eine Rechnung erstellen und die Vorschau beobachten, so lange Sie möchten, ohne etwas zu zahlen.
Das Erstellen des PDFs kostet 1 Credit, und Sie erhalten 20 Credits pro Tag ohne Konto, 50 mit einem kostenlosen. Dasselbe PDF erneut herunterzuladen kostet nichts, ein Credit wird also nur verbraucht, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen oder eine ändern.
- 20 Credits pro Tag ohne Konto, 50 mit einem kostenlosen, täglich aufgefüllt
- 1 Credit pro PDF, erneuter Download kostenlos
- Alle 17 Designs, jede Farbe und jede Schrift
- Quellensteuer, Steuerregionen und Versand inklusive
- Kein Wasserzeichen im PDF
Ein kostenloses Konto bewahrt Ihre Rechnungen, gespeicherten Kunden und Firmendaten an einem Ort auf und fügt Anhänge und Gutschriften hinzu. Bezahltarife geben Ihnen mehr Credits, Platz für mehr als 25 gespeicherte Kunden, mehr Unternehmen, eine gespeicherte Liste von Leistungen und wiederkehrende Rechnungen. Die Designs, die Steueroptionen und das PDF, das Sie senden, sind in jedem Tarif dieselben.
Sind meine Rechnungsdaten privat?
Wenn Sie nicht angemeldet sind, wird Ihre Rechnung in Ihrem eigenen Browser gehalten. Das PDF, das wir für Sie erstellen, wird automatisch eine Stunde später von unseren Servern gelöscht, und alles läuft über HTTPS.
Wenn Sie ein Logo hochladen, werden seine Foto-Metadaten entfernt, Kameradetails oder ein in der Originaldatei gespeicherter Standort gehen also nirgendwohin.
Angemeldet bleiben Ihre Rechnungen und gespeicherten Kunden in Ihrem Konto, damit Sie darauf zurückkommen können. Niemand hier liest sie, und sie werden nie zum Training von irgendetwas verwendet.
Ein ehrlicher Hinweis: Convertavo erstellt Rechnungen, es ist nicht Ihr Steuerberater. Steuerregeln unterscheiden sich von Land zu Land und ändern sich, fragen Sie bei Unsicherheit also eine qualifizierte Fachperson an Ihrem Wohnort.
Häufige Probleme und Lösungen
Die meisten davon lassen sich durch Ändern einer einzigen Einstellung beheben.
| Problem | Warum es passiert | Beheben |
|---|---|---|
| Das PDF lässt sich nicht herunterladen | Ein Pflichtfeld ist leer | Füllen Sie die rot markierten Felder aus. Jede Zeile braucht eine Beschreibung |
| Ihr Kunde hat weniger als die Gesamtsumme gezahlt | Er hat Quellensteuer abgezogen | Legen Sie den Satz der Quellensteuer fest, damit die Rechnung sie zeigt |
| Die Steuer wirkt zu hoch | Die Steuer wurde auf den vollen Betrag berechnet | Nutzen Sie Rabatt auf die ganze Rechnung, der vor der Steuer abgezogen wird |
| Sie haben nach dem Ausstellen einen Fehler entdeckt | Ausgestellte Rechnungen sind absichtlich gesperrt | Erstellen Sie eine Gutschrift und stellen Sie dann eine korrigierte Rechnung aus |
| Das Logo wirkt winzig | Es hat viel leeren Raum um sich herum | Schneiden Sie es zuerst mit Bild zuschneiden zu |
| Das Logo lässt sich nicht hochladen | Es ist größer als 2 MB oder kein PNG, JPG oder WebP | Verkleinern Sie es mit Bild komprimieren oder speichern Sie es als PNG |
| Das PDF druckt mit abgeschnittenen Rändern | Das Papierformat passt nicht zum Drucker | Wechseln Sie zwischen A4 und US Letter |
| Zwanzig Positionen zu tippen dauert lange | Sie fügen sie einzeln hinzu | Fügen Sie die Zeilen aus einer Tabelle ein oder nutzen Sie Zeilen importieren |
| Die Summe weicht um einen Cent ab | Die Steuer wird je Zeile gerundet | Öffnen Sie Weitere Optionen und stellen Sie Steuer runden und die Rundungsregel ein, die Ihre Buchhaltung verwendet |
| Der Versand wird falsch besteuert | Der Versand hat einen eigenen Satz | Legen Sie Steuer auf Versand und den Steuersatz für Versand getrennt fest |
| Ihr Kunde möchte einen Stundennachweis | Nichts ist angehängt | Melden Sie sich an und fügen Sie den Stundenzettel unter Anhänge hinzu, bevor Sie ausstellen |
Wischen Sie die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
Rechnungsgenerator: häufig gestellte Fragen
Die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden, klar beantwortet.
Wie erstelle ich online kostenlos eine Rechnung?
Tippen Sie ein, wer Sie sind, wem Sie die Rechnung stellen und was die Arbeit war, und die Summen füllen sich beim Tippen von selbst. Wenn es richtig aussieht, laden Sie das PDF herunter und senden es so, wie Sie es gewohnt sind, per E-Mail, WhatsApp oder auf Papier. Sie müssen keine Karte eingeben und sich zuvor nirgends anmelden.
Kann ich mein eigenes Logo auf die Rechnung setzen?
Ja, und die meisten tun es, weil selbst ein Ein-Personen-Unternehmen dadurch etabliert wirkt. Jedes PNG, JPG oder WebP unter 2 MB funktioniert. Wir verkleinern es passend zum gewählten Design, und die versteckten Fotodaten, die Smartphones und Kameras in Bilddateien legen, werden dabei entfernt.
Brauche ich ein Konto?
Um eine Rechnung zu erstellen, nein. Viele nutzen es einmal, laden das PDF herunter und kommen nie wieder, und das ist in Ordnung. Wenn Sie aber jeden Monat Kunden abrechnen, lohnt sich ein kostenloses Konto: Ihre Angaben und Kunden werden gemerkt, Rechnungen werden für Sie nummeriert, und Sie können Dateien anhängen.
Kann ich eine Rechnung nach dem Senden bearbeiten?
Das hängt davon ab, wie Sie sie erstellt haben. Ohne Konto bleibt Ihr Entwurf in Ihrem Browser, und Sie können ihn jederzeit ändern. In einem Konto ist die Rechnung gesperrt, sobald Sie auf „Rechnung erstellen“ klicken, so wie es auch eine Buchhaltung behandeln würde, und einen Fehler korrigieren Sie mit einer Gutschrift und einer neuen Rechnung.
Wie funktioniert die Quellensteuer?
Stellen Sie sich vor, Ihr Kunde zahlt einen Teil Ihrer Einkommensteuer für Sie, direkt aus Ihrem Honorar. Er sendet diesen Teil in Ihrem Namen an das Finanzamt und den Rest an Sie, und Sie bekommen die Anrechnung, wenn Ihre Jahreserklärung gemacht wird. Tragen Sie den Satz in die Rechnung ein, und sie zeigt den Abzug klar, berechnet auf den Betrag nach Rabatten mit Versand, aber vor der Steuer, sodass die Zahl, die Ihr Kunde überweist, mit dem übereinstimmt, was Sie erwartet haben.
Wird die Steuer vor oder nach dem Rabatt berechnet?
Der Rabatt wird immer zuerst abgezogen. Geben Sie 10 % Rabatt auf einen Auftrag über 1.000, wird die Steuer auf die 900 berechnet, die Ihr Kunde wirklich zahlt, nicht auf die 1.000, von denen Sie ausgingen, und so wollen es fast alle Finanzämter sehen.
Kann ich einen Stundenzettel oder Belege anhängen?
Wenn Sie bei einem kostenlosen Konto angemeldet sind, ja, und es ist eines der nützlicheren Dinge hier für alle, die stundenweise abrechnen. Sie können bis zu 10 PDFs oder Bilder mit je bis zu 10 MB hinzufügen, und die, die Sie anhaken, werden hinter einer kurzen Inhaltsseite ins Rechnungs-PDF eingebunden.
Kann ich schnell viele Positionen hinzufügen?
Sie einzeln einzutippen wird schnell lästig, deshalb gibt es schnellere Wege. Die Eingabetaste am Zeilenende öffnet die nächste, und wenn Ihre Positionen schon in Excel oder Google Sheets stehen, können Sie die Zeilen kopieren und alle auf einmal einfügen. „Zeilen importieren“ liest für Sie auch eine CSV- oder Excel-Datei.
Welche Währung, Sprache und welches Papierformat kann ich verwenden?
Währung und Sprache der Rechnung wählen Sie im Abschnitt mit den Angaben, und wenn Ihr Kunde eine andere Sprache liest als Sie, lässt sich eine zweite hinzufügen, sodass jede Überschrift in beiden steht. Beim Papier ist es A4 oder US Letter, je nachdem, worauf Ihr Kunde druckt.
Gibt es ein Wasserzeichen im PDF?
Nein. Ein kostenloser Rechnungsgenerator, der seinen eigenen Namen über Ihre Rechnung stempelt, nützt einem Unternehmen wenig, deshalb tun wir das in keinem Tarif. Was Sie kostenlos herunterladen, ist dasselbe saubere PDF, das ein zahlender Kunde erhält, nur mit Ihrem Branding darauf.
Erledigt das meine Steuererklärung?
Wir wünschten, wir könnten das versprechen, aber nein. Das Tool erstellt die Rechnung und rechnet richtig, und dort endet es. Was Sie schulden und wann, hängt davon ab, wo Sie leben, und ändert sich von Jahr zu Jahr, dieses Gespräch gehört also zu einer Steuerberatung.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung?
Das fragen uns viele, und am leichtesten merkt man es sich über den Zeitpunkt. Die Rechnung geht raus, solange das Geld noch geschuldet ist, und fordert es an, eine Quittung wird erst übergeben, nachdem Sie bezahlt wurden, als Nachweis, dass die Zahlung eingegangen ist.