منشئ فواتير مجاني

ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة

الفاتورة ببساطة طلب للحصول على مستحقاتك. ويسمّيها كثيرون في باكستان والهند «bill»، وتعمل هذه الأداة بالطريقة نفسها كمنشئ لها. وفي الحالتين، تحتاج إلى ست معلومات لتؤدي مهمتها، ويرشدك النموذج أعلاه إليها بهذا الترتيب.

1. نشاطك التجاري. اسمك القانوني وعنوانك وبريدك الإلكتروني، ورقمك الضريبي إذا كنت مسجّلًا.
2. عميلك. لمن الفاتورة، مع عنوانه، ورقمه الضريبي حيث تطلبه دولتك.
3. رقم فريد وتواريخ. متى أصدرتها، والتاريخ الذي تتوقع أن تُدفع بحلوله.
4. البنود. ما أنجزته أو بعته، والكمية، وسعر الوحدة، والمبلغ.
5. الإجماليات. المجموع الفرعي، وأي خصم، والضريبة، والمستحق في النهاية.
6. بيانات الدفع. بنكك، ورقم الحساب أو IBAN، أو أي شيء آخر يحتاجه العميل لإرسال المال.

انسَ بيانات الدفع وستتأخر مستحقاتك على الأرجح. فسيضطر أحد موظفي الحسابات إلى مراسلتك للسؤال، وتبقى تلك الرسالة في الانتظار أسبوعًا.

كيف تُحسب الإجماليات

ترتيب الحسابات هو حيث تخطئ فواتير كثيرة، والإجمالي الخاطئ أسرع طريق للاعتراض على الفاتورة.

الخصم على الفاتورة كاملة يُطرح قبل إضافة أي ضريبة. لنفترض أنك تفوتر 1,000 وتمنح خصم 10%: يبقى 900، وتُحتسب الضريبة على 900، لا على 1,000 التي بدأت بها.

يأتي الشحن بعد ذلك. ويمكن أن يكون له معدل ضريبة خاص، إذ تفرض دول كثيرة ضريبة على التوصيل تختلف عن البضائع نفسها. وإذا أردت أن يشمل الخصم الشحن أيضًا، فهناك خانة اختيار لذلك.

ضريبة الاستقطاع، بشرح مبسّط

إذا تلقيت يومًا مبلغًا أقل مما في فاتورتك ولم تفهم السبب، فهذا هو السبب عادةً.

في ضريبة الاستقطاع، يحتجز عميلك جزءًا من أتعابك ويدفعه لمصلحة الضرائب نيابةً عنك. هذا المال لا يصل إلى حسابك أبدًا، لكنه لا يضيع. بل يُحتسب من الضريبة المستحقة عليك عند تقديم إقرارك في نهاية العام.

يتعامل المستقلون والمقاولون في باكستان والهند والفلبين مع هذا باستمرار، وكذلك الناس في دول كثيرة أخرى. أدخل النسبة في خانة ضريبة الاستقطاع، فتُظهر الفاتورة الخصم والمبلغ الذي سيحوّله عميلك فعلًا.

تُطبَّق النسبة على المبلغ بعد الخصومات، شاملًا الشحن، لكن قبل الضريبة. ولا تغيّر الضريبة إطلاقًا. في المثال أعلاه، 10% من 950 تساوي 95، فيحتجز عميلك 95 ويرسل لك 1,008.

ذكرها في الفاتورة يوفّر عليك أخذًا وردًّا محرجًا لاحقًا حول سبب نقص الدفعة.

لماذا لا يمكن تعديل فاتورة صادرة

في الحساب المجاني، تبدأ كل فاتورة كمسودة. يمكنك تغيير ما تشاء، متى شئت، وليس لها رقم بعد.

بمجرد إصدارها، تحصل على رقمها وملف PDF الخاص بها، وتُقفل من حينها. صمّمناها هكذا عن قصد.

السبب بسيط: الفاتورة التي أرسلتها سجل مالي. وفي معظم الدول لا تسمح القواعد الضريبية بإعادة استخدام رقم أو تغيير فاتورة صادرة بصمت. وحين يكون هناك خطأ، تصدر إشعارًا دائنًا يلغي جزءًا منها أو كلها، ويبقى المستندان محفوظين.

دون حساب لا يوجد ما يُقفل. مسودتك محفوظة في متصفحك، ويمكنك مواصلة تعديلها، وكل نسخة معدّلة تصبح ببساطة ملف PDF جديدًا.

إرفاق جداول ساعات العمل والإيصالات والصور

بعض العملاء لا يدفعون قبل رؤية الإثبات. مع حساب مجاني يمكنك إضافة حتى 10 ملفات PDF أو صور، بحجم 10 ميغابايت لكل منها، وتوضع الملفات التي تحددها في ملف PDF نفسه بعد صفحة فهرس.

مفيد لساعات العمل المسجّلة، والمصاريف التي تحمّلها للعميل، وإشعارات التسليم، وصور «قبل وبعد». والملف الواحد أسهل بكثير على العميل لإعادة توجيهه إلى فريق الحسابات من رسالة بخمسة مرفقات.

ترقيم فواتيرك

تحتاج كل فاتورة إلى رقم خاص بها، وينبغي أن تتوالى الأرقام. في الحساب يُخصَّص الرقم لحظة الإصدار، فلا تترك المسودة المهملة فجوة أبدًا. ودون حساب، تكتب الرقم بنفسك في تفاصيل الفاتورة.

يلاحظ المدقق الأرقام الناقصة أو المكررة فورًا. والأرقام المتسلسلة تساعدك أيضًا بعد ستة أشهر، حين يسأل عميل عن «تلك الفاتورة من مارس».

كيف تحصل على مستحقاتك أسرع

• حدّد تاريخ استحقاق فعليًا. «مستحقة في 3 نوفمبر» تُدفع أسرع من «مستحقة عند الاستلام».
• صِف كل بند بالطريقة التي سيفهمها فريق المالية لدى عميلك، لا باختصاراتك الخاصة.
• ضع بيانات الدفع كاملة في الفاتورة نفسها، لا في البريد الإلكتروني فقط.
• أرسلها يوم إنجاز العمل. الانتظار حتى نهاية الشهر يؤخر مالك فقط.
• اذكر أي غرامة تأخير في خانة الشروط قبل أن تحتاج إلى فرضها.
• للمبالغ الكبيرة، أرفق جدول ساعات العمل أو الإيصالات كي لا يضطر أحد إلى السؤال.

التصاميم وحجم الورق والعملة واللغة

يمكنك الاختيار من بين 17 تصاميم. لكل منها تركيبة خطوط خاصة، وهناك 5 خطوط أخرى يمكنك التبديل إليها، ويمكنك اختيار لون تمييز من الصف أو مزج لونك الخاص. تستخدم المعاينة القالب والخطوط نفسها التي يستخدمها ملف PDF، فلا يتحرك شيء عند التنزيل.

حجم الورق A4 أو US Letter. معظم العالم يستخدم A4. أما العملاء في الولايات المتحدة وكندا فيطبعون على Letter، فاختره لهم كي لا تُقص الهوامش.

تُضبط العملة ولغة الفاتورة كلتاهما في تفاصيل الفاتورة. أضف لغة ثانية فيُطبع كل عنوان باللغتين، وهذا شائع في الخليج، حيث تتجاور العربية والإنجليزية.

إذا لم تكن مسجّلًا للدخول، فتُحفظ فاتورتك في متصفحك. وملف PDF الذي ننشئه لك يُحذف من خوادمنا بعد ساعة تلقائيًا، وكل شيء ينتقل عبر HTTPS.

حين ترفع شعارًا، تُزال بيانات الصورة الوصفية، فلا تذهب تفاصيل الكاميرا أو الموقع المحفوظ في الملف الأصلي إلى أي مكان.

بعد تسجيل الدخول، تبقى فواتيرك وعملاؤك المحفوظون في حسابك لتعود إليهم. لا يقرؤها أحد هنا، ولا تُستخدم أبدًا لتدريب أي شيء.

ملاحظة صريحة: Convertavo ينشئ الفواتير، وليس محاسبك. تختلف القواعد الضريبية من دولة إلى أخرى وتتغير، فإذا لم تكن متأكدًا من شيء، فاسأل محاسبًا مؤهلًا في بلدك.